Győzd le a „To Do” listádat!

Gyönyörű kis füzetet vettünk a lista vezetésére, vagy éppen egy appot töltöttünk le a telefonunkra – lényeg, hogy elhatároztuk, hogy mostantól vezetni fogjuk a feladatainkat. Elkezdjük összeírni és hát… a végén olyan hosszú felsorolás gyűlik elénk, hogy nem is látjuk előre, mindezzel mikor fogunk végezni. Talán soha.

Az is lehet, hogy az első listát még szépen, akkurátusan összeállítjuk és kipipálgatjuk. Aztán a második napon már nem írunk le mindent, csak úgy nagyjából. A harmadik-negyedik napon pedig inkább bele sem kezdünk – hiszen haladnunk kell a feladatainkkal.

Egy fejét levágod…

Ezek a listák olyanok, mint a görög mitológiából ismert lény, a hidra. Az antik történetekben a hős levágja egy fejét, és rögtön kettő nő helyette. Talán a „to do” listák is ilyenek, vagy legalábbis ilyennek látjuk őket. Valójában azonban a gondolkodásmódunkon kell változtatni, ahhoz, hogy sikeresek legyünk a lista legyőzésében.

Valójában nem az jelenti a sikert, hogyha a végére érünk. Bizonyos feladatokat tényleg meg kell oldanunk. Másokat azonban jobb, ha delegálunk és olyanok is akadnak, amiket el kell hagynunk. Amiről le kell mondanunk. Ha mindent mi magunk akarunk megoldani, az hosszú távon kiégéshez vezethet…

Gyűjtsd össze és rendszerezd

Talán elsőre minden feladat fontosnak tűnik, és csak később – mikor már jócskán elcsúsztunk az idővel – akkor jövünk rá, hogy mégsem volt egyik-másik annyira fontos. Hogy ezt elkerüljük, érdemes a nap elején mindent leírnunk, ami csak előttünk áll. Akár olyan feladatokat is felírhatunk, amik még nem „estek be”, de biztosan be fognak. Ilyen lehet egy váratlan e-mail a kollégáktól, vagy egy ajánlatkérés – amikre számítunk, de egyenlőre még nem történt meg.

Ezután jön a legfontosabb lépés.

A rendszerezés

  1. Nézd végig a listát. Mi az, ami nagyon sürgős? Mi az, ami még átcsúsztatható holnapra? Állíts fel egy fontossági sorrendet.
  2. Delegálj, vagy húz ki elemeket, ha tudod, hogy ezt nem fogod bírni. Nincs semmi rossz abban, ha a kollégáidtól segítséget kérsz, vagy átadsz nekik feladatokat. Lehet, hogy most nekik van több szabad kapacitásuk, máskor meg neked lesz, akkor majd te fogsz segíteni nekik.
  3. Írj időt is az egyes feladatokhoz! A belső e-mail megírása 15 perc; a jövőheti prezentáció elkészítése 2 óra; és így tovább… Fontos, hogy ismerd a határaid: talán ez a legnehezebb. Ha egy riport megírása mindig elviszi a délelőttödet, akkor ismerd el magadnak, hogy ez bizony lassabban megy. Inkább, mint hogy adj rá magadnak egy órát – aztán elcsússz az összes többi dologgal.
  4. Mik azok a feladatok, amik valamennyire összevonhatók? Ha egy helyen vannak hozzá a források, vagy ugyanazzal az emberrel kell megoldanod érdemes őket összekapcsolni a listán. Így sokkal gyorsabban és hatékonyabban haladhatsz.
  5. Iktass be szüneteket is! Mind mentálisan, mind fizikálisan szükség van arra, hogy kicsit felálljunk. Elmegyünk ebédelni, egy kávéra, egy sétára… fontos, hogy ezekre is gondoljunk, amikor összerakjuk a tervet a napra.

Talán néhol eltérünk a tervektől, és lesznek boxok, amiket nem tudunk kipipálni – de nem szabad feladnunk! Vezessünk azokról a feladatokról is listát, amiket már megcsináltunk. Így bármilyen soknak is tűnik, ami előttünk van, még hosszabb lesz az az út, amin már végig mentünk.

Leave a Comment

szorongás